Self Edu: Tahapan Mengajukan Proposal Pendanaan Untuk Final Lomba Nasional

Assalaamu'alaikum .....

Postingan ini aku tulis setelah ada salah seorang adik tingkat yang menghubungiku melalui DM. Namanya adalah dek @wahyumulyasari. Tanpa basa-basi, dia memintaku untuk mengirimkan contoh proposal pengajuan dana dan mengatakan bahwa minggu depan dia akan mengikuti final lomba esai nasional di Jember.

Singkat cerita, dia kenal aku lewat akun ig official kampus trus kami saling follow. Jadi, kita bener-bener ngga pernah bertemu sebelumnya. Hanya saja, sesekali dia menyapaku dan memberikan komentar tentang story yang aku buat di Instagram ~maklum, tukang nyepam story aku mah wkwkwk. Untuk ukuran kakak-adik online yang belum pernah bertemu sama sekali, Masyaallah! Aku auto ngerasa seneng ketika berkesempatan membantunya dan mengoreksi karyanya.

Sabtu sore, dek wahyu mengirimkan DM yang menyatakan bahwa dia sedang merasa kebingungan. Yap! Dia bingung gimana caranya ngajuin proposal pendanaan lomba ke pihak Fakultas. Sungguh! Aku semacam melihat diriku yang dulu wkwkwkw (soalnya aku dulu pernah bangetttt mengalami kebingungan semacam ini). Rasanya ayam nelongso kalo ngga ada yang bisa ditanyain/diajak sharing. Dalam hal ini, aku sedikit mengerti tentang apa yang dia butuhkan ~ceilahh.

Sebelum memberikan softfile proposal yang dia minta, aku terlebih dahulu mengajukan dua pertanyaan padanya. Pertama, seperti apa jenis lomba yang dia ikuti? (Fyi. tidak semua lomba bisa mendapatkan sponsor/pendanaan dari pihak fakultas). Kedua, karya apa yang sudah dia buat? (Hal ini menjadi penting bagiku, mengingat aku belum pernah lolos menembus final lomba esai wkwkwk ~maklum tukang gagal).

Setelah aku membaca dan memeriksa surat yang menyatakan bahwa dia lolos final, aku mulai yakin bahwa dia bisa banget dapet pendanaan dari kampus.

From my own mine, jenis lomba yang bisa didanai oleh kampus adalah lomba ilmiah yang diadakan oleh institusi resmi seperti yang diadakan oleh kampus/pemerintah. Kenapa aku bisa bilang begitu? Simak cerita dibawah ini:

Tahun 2015, aku pernah lolos lomba esai yang diadakan oleh salah satu NGO (Non-Government Organization) di Indonesia. Kalau tidak salah, saat itu esai yang aku buat terpilih menjadi salah satu dari ±3.500 esai. Akan tetapi, aku tidak mendapatkan support apapun dari pihak kampus. Hasilnya ZONK nemen. Dari situ aku mulai menyimpulkan bahwa memang ada regulasi tertentu dari pihak kampus (sayangnya aku tidak tahu regulasi yang berlaku saat itu seperti apa hehehe ~yaudahlah life must go on). Jadi yaa, memang ngga semua lomba bisa dapet pendanaan :)

Kembali ke topik.

Untuk meminimalisir kesalahpahaman, sore harinya aku meluangkan waktu untuk berbincang dengannya via telepon dengan satu syarat. Syaratnya adalah wajib sholat ashar terlebih dahulu.

Setelah selesai sholat ashar, dek wahyu menelfonku dan menanyakan banyak hal (durasinya tercatat  satu jam setengah wkwkwkw kita banyak berbincang tentang alur pengajuan pendanaan, tips presentasi saat lomba, persiapan lomba, meminta review karya, dan berkeluh-kesah tentang penulisan karya ~semoga bisa menjadi obrolan yang memberikan manfaat yaaa ~Aamiin).

Meskipun selama kuliah aku hanya berhasil menembus lomba nasional beberapa kali saja (masih sangat bisa dihitung jari dan terkesan ngga layak nulis ginian) aku cuman berharap semoga tulisan ini bisa jadi pembelajaran juga bagi teman-teman lainnya. Gimanapun, aku sudah memutuskan untuk berbagi sedikit informasi ini. Semoga bisa membantu siapapun yang nantinya akan terbantu wkwkwk ~apasih. 

Perlu diketahui bahwa setiap institusi pendidikan memiliki regulasi yang berbeda-beda (terlebih tentang hal-hal yang berkaitan erat dengan uang/pendanaan). Jadi, tidak semua poin yang aku tuliskan disini bakal efektif untuk kalian yang berbeda kampus denganku dulu (yang satu kampus aja mungkin banget ada perbedaan regulasi apalagi yang beda kampus ya kan?).

1.       Memastikan jenis lomba

Kamu harus pastikan dulu bahwa lomba yang kamu ikuti memang bisa dapet support dana dari kampus. Gimana cara taunya? Bisa nanya ke bagian kemahasiswaan fakultas masing-masing atau nanyak ke kakak tingkat yang sebelumnya memang sering ikut lomba. Fyi, kampus tidak akan mengganti biaya pendaftaran awal. Yang dibiayai adalah biaya setelah masuk seleksi final 10 besar atau 5 besar lomba tingkat nasional.

2.       Siapkan Administrasi yang dibutuhkan

Jika memang lomba yang kamu ikuti sudah sesuai regulasi kampus, berikutnya langsung saja tanya apa saja yang dibutuhkan. Kalo di kampusku (khususnya fakultas ekonomi) kami selalu diminta untuk membuat:

·      Surat permohonan pengajuan dana dan dispensasi yang ditujukan ke WD II

·      Proposal, dan rincian anggaran dana

·      Lampiran Karyamu

·      Bukti bahwa kamu lolos final

·      Rincian biaya registrasi finalis yang sudah dirincikan oleh pihak panitia.

3.       Jujur

“Sesungguhnya kejujuran akan menunjukkan kepada kebaikan, dan kebaikan itu akan mengantarkan ke surga. Seseorang yang berbuat jujur oleh Allah akan dicatat sebagai orang yang jujur. Dan sesungguhnya bohong itu akan menunjukkan kepada kezaliman, dan kezaliman itu akan mengantarkan ke arah neraka”. (HR Bukhar muslim).

Ketika menyusun anggaran dana, jauhkan pikiranmu dari kata mbati/nge-mark-up biaya/mengambil keuntungan pribadi. Duh, plisss lah! jangan menanam benih-benih koruptor pada diri sendiri yaaa. Toh, pihak Fakultas umumnya berkenan membiayai semua akomodasi dan biaya daftar ulang sebagai finalis kok, termasuk makan berat, makan ringan, penginapan, dll. (yang sudah ditentukan oleh panitia lomba). So, be honest! 

Untuk akomodasi kereta api, kalian bisa cek harganya di aplikasi android KAI ACCESS. Kalo emang situasinya ngga memungkinkan untuk naik kereta yaa boleh pake pesawat, kalian bisa cek harganya di tiket.com atau traveloka (cari yang murah aja yang penting bisa sampe tempat dan fight untuk lomba). Menurut pengalaman pribadi, seluruh anggaran dana yang aku ajukan tidak ada yang dikurangi. Seluruhnya dapet ACC dan bisa cair tepat pada H-1 sebelum keberangkatan final. Alhamdulillah~ (Literally, pas lomba ngga keluar uang sepeserpun hihihihi).

4.       Ikuti alurnya dan Minta restu kedua orangtua

Sudah pasti! jika kalian memiliki niat untuk mengajukan pendanaan (untuk mengikuti lomba), maka kalian akan dihadapkan pada birokrasi yang kadang terkesan mbulet bin ruwet bin mumet-mumet wkwkwk. Bersabarlah, anggap saja ini adalah proses latihan mental dan manajemen waktu. Untuk anak FE-UM, kalo kalian bermaksud mengajukan dana dan ingin cair sebelum keberangkatan, maka hal pertama yang kamu lakukan adalah membuat timeline. Aku dulu lumayan mepet yaaa, dari pengumuman final ke hari keberangkatan hanya berjarak 5 hari aja. Jadi bener-bener atur waktu antara jam kuliah, tugas kuliah, persiapan lomba, dan administrasi pengajuan dana ke pihak kampus. Wajib banget bagiku untuk bikin timeline biar ngga keteteran.

Biasanya aku ngga pake checklist karena lebih suka dicoret-coret gitu. Jadi, kesannya biar keliatan progressnya sampe mana wkwkwk. Oiya! Sebelum mengawali hari, jangan lupa meminta doa pada kedua orangtua agar langkahmu selalu dimudahkan. Ini penting banget sih menurutku hihihi.

5.       Selamat berjuang: One Step Closer

Jika sudah pada tahap pencairan dana, rasanya sedikit beban sudah mulai bekurang ya? Wkwkwk. Apakah perjuangan ini selesai? Tentu saja belum.

Berikutnya, maksimalkan waktu yang ada untuk berlatih. Berlatih untuk apa? Tentu saja untuk mempresentasikan hasil karya yang sudah kamu buat. Minta orang lain mendengarmu dan tanyakan apakah ia paham atas penjelasan yang kamu berikan. Ingat! Waktu presentasi dalam lomba itu sangat singkat. Biasanya waktu yang diberikan hanya 10 menit (5 menit presentasi dan 5 menit tanya jawab) malah ada yang diberi waktu 7 menit (2 menit presentasi dan 5 menit tanya jawab wkwkwkw bayangkan dalam 2 menit kamu harus memahamkan dewan juri atas karyamu). Inilah tantangan sebuah perlombaan, kamu akan diminta menyampaikan isi karyamu dalam waktu yang sangat terbatas. Kuncinya? Latihan-latihan-latihan.

In case, perubahan struktur di kampus pasti memberikan pengaruh pada perubahan regulasinya. Jika aku dulu bisa mendapatkan pencairan dana H-1 dan itu dicairkan keseluruhan, maka hal ini berbeda dengan dek wahyu. Kemarin dia sudah berangkat menuju Jember. Berdasarkan kabar yang aku terima, dana yang dicairkan oleh bagian keuangan hanya ½ saja, sedangkan sisanya akan di-reimbers atau diganti ketika laporan pertanggung jawaban (LPJ) selesai disusun. 

Intinya balik ke regulasi kampus. Yang terpenting, jangan malu bertanya (tapi sebelum bertanya usahakan cari tau dulu. Jadi pas nanya biar ngga yang bener-bener kosong alias ga punya info apa-apa). Semoga dari tulisan ini sedikit memberikan pencerahan untuk kalian yang akan berangkat final lomba yaaa ~Aamiin.

Ditulis oleh saya yang akan makan siang,

Selfiana.

Wassalaamu’alaikum.